GR ICT Noord- en Midden Limburg (ICT NML)

From Dashboard samenwerking Venlo

GR ICT Noord- en Midden Limburg (ICT NML)
A. Basisgegevens, met kernbeeld en totaaloverzicht

Kernbeeld Zie meer
Toelichting
Onderwerp(en)
  • Bedrijfsvoering en facilitaire zaken
Aard van de samenwerking
  • Delen hulpbronnen
Belangrijk voor wie?
  • College: bestuurlijk belangrijk, Ambtelijke organisatie
Belangrijk waarom?
  • Er zijn veel (financiële) middelen mee gemoeid., Samenwerking biedt grote kansen.
Verbonden partij: ja.
Beoogde resultaten

Vanzelfsprekende regiopartner met maatschappelijk belang als basis voor excellente dienstverlening.

Feitelijke resultaten

Samenwerking op het gebied van ICT-Infrastructuur en Helpdesk.

Motieven

Belangrijkste motieven:
- ICT-voorzieningen standaardiseren en uniformeren, - beschikbare kennis en capaciteit efficiënter inzetten, - slagvaardiger kunnen inspelen op ontwikkelingen, en, - toekomstige groei van ICT-kosten beperken (meer met minder), Efficiënter werken, Zaken laten uitvoeren door een partner die dat beter of goedkoper kan, - elkaar op het gebied van ICT-infrastructuur ontzorgen

Aan motief beantwoord?

Tot nu toe wel.

Begrote kosten en baten (begroting)
Begrote kosten: De exploitatiegegevens van 2017 worden met de jaarrekening opgemaakt in het eerste kwartaal van 2018
Feitelijke kosten en baten (realisatie)
Samenwerkingspartners

Gem. Venlo, Gem. Roermond, Gem. Weert, Gem. Nederweert

Aandeel van de gemeente

Het gemeentelijke aandeel in alle financiële middelen, overige bijdragen of inzet bedraagt ongeveer 47 %. De feitelijke verdeling van kosten over alle samenwerkingspartners is evenwichtig en de verdeling van baten is evenwichtig.

Governance regime

Het gaat om een formele en publiekrechtelijke samenwerking. Er is sprake van een bedrijfsvoeringsorganisatie. BBV-categorie: Gemeenschappelijke regeling.

Proces


Contactgegevens
Vestigingsplaats
Roermond
Bezoekadres
Godsweerderstraat 2
6041 GH Roermond
Correspondentieadres
Postbus 900
6040 AX Roermond
Website
www.ictnml.nl
Accounthouders
José Lianes Robles (Gemeente Venlo)
Totaaloverzicht Kernbeeld
Toelichting

Basisgegevens

Naam
GR ICT Noord- en Midden Limburg
afkorting: ICT NML
Onderwerpen
  • Bedrijfsvoering en facilitaire zaken
Belangrijkheid

(1) Waarom is het belangrijk?

  • Samenwerking biedt grote kansen.
  • Er zijn veel (financiële) middelen mee gemoeid.


(2) Voor wie is het vooral belangrijk?

  • College: bestuurlijk belangrijk
  • Ambtelijke organisatie
‘Verbonden partij’ ‘Verbonden partij’ volgens definitie in het Besluit Begroting en Verantwoording
(1) De gemeente heeft bestuurlijk belang.

“Zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht”.

(2) De gemeente heeft financieel belang.

“Een aan de verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is als de verbonden partij failliet gaat onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt”.

Schaal van de samenwerking

Regionaal

Samenwerkingspartners
Gemeenten: Gemeente Nederweert, Gemeente Roermond, Gemeente Venlo, Gemeente Weert
Aard van de samenwerking
Delen hulpbronnen -

Gewenste en feitelijke resultaten en verdeling van kosten en baten

Jaren
Motieven voor samenwerking

Vergroten van het ambitieniveau - bundelen van krachten

  • Een hogere kwaliteit van uitvoering/ dienstverlening

Efficiënter werken

  • Bedrijfseconomische schaalvoordelen realiseren
  • Voorkomen van dubbel werk
  • Spreiden of delen van risico’s

Organisatorische voordelen

  • Professionaliseren van organisatie en/of bestuur
  • Beperken kwetsbaarheid van personele, financiële en andere middelen

Verruimen van de horizon

  • Zicht krijgen op kansen

Zaken laten uitvoeren door een partner die dat beter of goedkoper kan

  • Jezelf ‘ontzorgen’

Motieven (eigen formulering)

- elkaar op het gebied van ICT-infrastructuur ontzorgen; - ICT-voorzieningen standaardiseren en uniformeren; - beschikbare kennis en capaciteit efficiënter inzetten; - slagvaardiger kunnen inspelen op ontwikkelingen, en; - toekomstige groei van ICT-kosten beperken (meer met minder)

Aan motief beantwoord?

Tot nu toe wel.

Belangrijkste motieven: Efficiënter werken, Zaken laten uitvoeren door een partner die dat beter of goedkoper kan, - elkaar op het gebied van ICT-infrastructuur ontzorgen; - ICT-voorzieningen standaardiseren en uniformeren; - beschikbare kennis en capaciteit efficiënter inzetten; - slagvaardiger kunnen inspelen op ontwikkelingen, en; - toekomstige groei van ICT-kosten beperken (meer met minder)
Beoogde resultaten
TOELICHTING
Prestatieladder.png

Samenwerken is geen doel op zich maar is gericht op het realiseren van resultaten. De Prestatieladder kan je helpen voor het benoemen van de resultaten waar het om te doen is (beoogde eindresultaten) en de tussentijdse resultaten of mijlpalen. Resultaten kunnen gaan over het inhoudelijke vraagstuk, over de prestaties in het proces, maar ook over de samenwerking met andere partijen. Hoe hoger op de ladder des te betekenisvoller of meer zingevend het resultaat!

Je kunt eventueel onderscheid maken naar beoogde resultaten van alle partners gezamenlijk(de gemeenschappelijke opgave) en naar specifieke doelen van de eigen gemeente.

Voorbeeld inhoudelijke prestaties Prestatieladder.png

Inhoudelijke resultaten

De focus is primair gericht op de beoogde maatschappelijke effecten: wat zijn zichtbare of herkenbare gevolgen in de samenleving?

  • Bovenaan de ladder staat wat je wilt bereiken en meer naar de onderkant komt in beeld wat je hiervoor gaat doen en welke middelen je hiervoor over hebt. Je hebt een prestatie geleverd als je iets hebt gerealiseerd. Het beoogde resultaat is dan ook werkelijk bereikt (als gevolg van jouw inspanning) of dit nu gaat om het realiseren van het zingevend eindeffect of het werkelijk ter beschikking stellen van middelen.
  • Er is sprake van een ‘finale keten’: van middel, naar tussendoel tot einddoel. Bovenaan de ladder staat het zingevende einddoel, meer naar onderen gaat het om tussendoelen en aan de onderkant van de ladder gaat het om middelen.


Prestaties in het beleidsproces

Het gaat bij deze ladder om het succesvol voltooien van alle benodigde processtappen om tot de beoogde inhoudelijke resultaten te komen: welke stappen en 'tussentijdse producten' zijn nodig voor het realiseren van de gewenste maatschappelijke effecten?



Het is een prestatie om de stappen te zetten volgens een voorgeschreven procedure, maar ook om de stappen te nemen die in de gegeven situatie nodig zijn of zijn afgesproken. De prestaties in het beleidsproces zijn ingedeeld in prestaties die te maken hebben met het voorbereiden van besluiten, het nemen van besluiten en het uitvoeren van besluiten.

Samenwerkingsprestaties

Realisatie van veel opgaven vraagt samenwerking met andere partijen (‘intern’ of ‘extern’). Tot samenwerking komen gaat niet vanzelf – het realiseren van vruchtbare samenwerking al helemaal niet. Het realiseren van samenwerking is ook een resultaat. Het is ook een manier of een voorwaarde om tot realisatie van maatschappelijke effecten te komen: vanuit deze invalshoek staat coproductie aan de top van de ladder van samenwerking. We zien een aantal tussenstappen of prestaties voordat samenwerking tot coproductie leidt.


Tips

  1. Formuleer maatschappelijke effecten op een wijze die herkenbaar is vanuit de belevingswereld van diegene die bij de realisatie van de opgave betrokken zijn en diegenen op wie de opgave is gericht (bijvoorbeeld, bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties). Ga het gesprek aan met de doelgroep zelf. Check bij hen of het effect hen aanspreekt en begrijpelijk is geformuleerd. Als dit niet zo is, kan het goed zijn dat je nog onvoldoende focus hebt. Wat willen we bijvoorbeeld realiseren als we zeggen dat we de maatschappelijke ondersteuning willen 'kantelen’?
  2. De Prestatieladder biedt een menukaart aan prestaties waarop je kunt sturen. Je kunt een goede mix van resultaten kiezen. Hoe dan ook is relevant dat je op een zingevend eindresultaat stuurt. Je kunt in aanvulling andere prestaties kiezen, bijvoorbeeld bepaalde middelen of maatregelen die belangrijk zijn en tevens als mijlpaal dienen. Zo kun je ook sturen op voortgang (Wat hebben we gedaan?).
  3. Formuleer de prestatie op een evalueerbare manier. Doe dit op een wijze dat je de kern van de zaak raakt: zicht op succes. Dat kan met een verhaal of kernboodschap als wenkend perspectief, een beeld of visualisatie, of een getal dat de kern raakt.

Inhoud

Ontwikkelen van een gezamenlijk automatiseringsplatform dat de mogelijkheid biedt voor de deelnemers om samen te werken op het gebied van informatievoorziening. En dat in de loop van de tijd kan ontwikkelen tot een business gerichte organisatie om zowel fysiek als digitaal ruimte te bieden voor regionale dienstverlening.

Proces

Transformatie naar 1 organisatie dat zijn vorm krijgt in een gemeenschappelijke regeling per 1-1-2018. Van daar uit door ontwikkelen naar een business gerichte ketenpartner voor de regio.

Samenwerking

Zie motieven van samenwerking.

Kern (maximaal 500 tekens)

Vanzelfsprekende regiopartner met maatschappelijk belang als basis voor excellente dienstverlening.

Kosten en baten: begroting en realisatie
Begroot:

De exploitatiegegevens van 2017 worden met de jaarrekening opgemaakt in het eerste kwartaal van 2018

Inbreng middelen: Actuele waarde of omvang (in €)


Kosten (inbreng financiële middelen)

Waarde of omvang activa op basis van verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs.

Lopend jaar (2018)

Financiële middelen Begroting 2018 Realisatie 2018 Begroting 2019


TOTAAL

Voorgaand jaar (2017)

Bij dit jaar zijn geen gegevens ingevuld bij dit onderdeel

Twee jaar terug (2016)

Bij dit jaar zijn geen gegevens ingevuld bij dit onderdeel

Baten

Lopend jaar (2018)

Categorie opbrengsten Begroting 2018 Realisatie 2018 Begroting 2019
Bijdrage gemeente VENLO 3370394 3242514 € 3311440
TOTAAL € 3.370.394 € 3.242.514 € 3.311.440

Voorgaand jaar (2017)

Bij dit jaar zijn geen gegevens ingevuld bij dit onderdeel

Twee jaar terug (2016)

Bij dit jaar zijn geen gegevens ingevuld bij dit onderdeel

Financiële resultaten

Lopend jaar (2018)

Categorie Begroting 2018 Realisatie 2018 Begroting 2019
Exploitatie Samenw. ICT NML 0 5237 € 0
TOTAAL € 0 € 5.237 € 0

Voorgaand jaar (2017)

Bij dit jaar zijn geen gegevens ingevuld bij dit onderdeel

Twee jaar terug (2016)

Bij dit jaar zijn geen gegevens ingevuld bij dit onderdeel

Vreemd vermogen

Lopend jaar (2018)

Categorie Begroting 2018 Realisatie 2018 Begroting 2019
Samenw. ICT NML 0 6140502 € 0
TOTAAL € 0 € 6.140.502 € 0

Voorgaand jaar (2017)

Bij dit jaar zijn geen gegevens ingevuld bij dit onderdeel

Twee jaar terug (2016)

Bij dit jaar zijn geen gegevens ingevuld bij dit onderdeel

Eigen vermogen

Lopend jaar (2018)

Categorie Begroting 2018 Realisatie 2018 Begroting 2019
Samenw. ICT NML 0 5237 € 0
TOTAAL € 0 € 5.237 € 0

Voorgaand jaar (2017)

Bij dit jaar zijn geen gegevens ingevuld bij dit onderdeel

Twee jaar terug (2016)

Bij dit jaar zijn geen gegevens ingevuld bij dit onderdeel
Feitelijke resultaten van de samenwerking

Inhoud

Een samengesteld automatiseringsplatform t.b.v. de samenwerking op het gebied van systeembeheer, werkplekbeheer, technisch infrastructuur- en databasebeheer, beheer datacommunicatie infrastructuur, technisch en functioneel beheer generieke (kantoor) applicaties en gezamenlijke systeemtechnische applicaties, helpdesk en telefonie.

Proces

De "lichte"-regeling is gestart per 1-1-2013, voor de duur van 5 jaar. Daarin zijn de automatiseringsplatformen van de huidige deelnemers samengevoegd.

Samenwerking

  • Een gezamenlijke helpdesk.
  • Minimale basis voor een samengesteld automatiseringsplatform.
  • Synergie op het gebied van kantoorautomatisering.
  • Behaalde inkoopvoordelen.
  • Verbeterde informatiebeveiliging.

Kern

Samenwerking op het gebied van ICT-Infrastructuur en Helpdesk.

Aandeel van de gemeente in de realisatie van de opgave
TOELICHTING

Samenwerking is het bundelen van krachten om gezamenlijke of eigen opgaven te realiseren. De vraag hier is welk aandeel de gemeente levert in de realisatie van deze opgave - dit ook in relatie tot het aandeel van andere samenwerkingspartners.

Vaak spelen bij samenwerking allerlei over verdelingsvraagstukken. Wie brengt wat in? Is dat evenwichtig en rechtvaardig? Dit kunnen ingewikkelde vraagstukken zijn, soms op basis van complexe verdeelsleutels. Verdeelvraagstukken komen nogal eens aan de orde in colleges en gemeenteraden, vanuit het beeld dat men zich tekort gedaan voelt, bijvoorbeeld aan de hand van uitspraken als:

    • ‘We betalen op basis van inwoneraantal, maar dat is niet evenwichtig. In gemeente X wonen veel meer inwoners die genieten van de resultaten dan in onze gemeente.’
    • 'We investeren in voorzieningen, zoals een theater en een ijshal. De inwoners uit de omringende gemeenten maken hier dankbaar gebruik van, maar deze gemeenten betalen niet mee aan het in stand houden van deze voorzieningen'.
    • ‘Onze organisatie investeert heel veel tijd aan werk- en projectgroepen. De andere partners zijn mondjesmaat aanwezig. Wij doen al het werk!’
Toelichting


Verdeelsleutel

De centrale lasten/baten zijn verdeeld volgens op basis van een percentage. De gemeentespecifieke lasten worden één op één doorbelast aan de desbetreffende gemeente

Evenwicht

Hoe is de feitelijke verdeling van kosten en baten over alle samenwerkingspartners?

Kosten: Evenwichtig
Baten: Evenwichtig
Schatting van het aandeel van de gemeente in de realisatie van de opgave - aan de hand van een percentage:

Kansen en risico's

Risico's
TOELICHTING

Aard van de risico's

Het gaat hier om (mogelijke) oorzaken die ervoor kunnen zorgen dat er negatieve gevolgen optreden.

  • Denk bij maatschappelijke risico’s aan economische ontwikkelingen, ontbreken van maatschappelijk draagvlak, maatschappelijke opvattingen, nieuwe spelers die risico’s meedragen, introductie van nieuwe wetgeving et cetera.
  • Denk bij financiële risico’s aan verlies op ingebracht kapitaal, rente, schadeclaims, open einde regelingen, faillissement et cetera.
  • Denk bij juridische risico’s aan nieuwe wetgeving, contractbeheer, onrechtmatig handelen et cetera.
  • Denk bij technische risico’s aan haperende oplossingen of systemen, zoals ICT.
  • Denk bij organisatorische risico’s aan uitval medewerkers, leiding, organisatiecultuur et cetera.

Impact

Bij de impact gaat het om de gevolgen voor de eigen gemeente. Hoe groter de schaal en des te ernstiger de consequenties des te groter de impact is.

Risico = Kans X Impact

Het risico is te zien als de kans dat de negatieve gevolgen zich voordoen maal de impact.

Aard van het risico Kans Impact Toelichting Beheersmaatregelen Status beheersmaatregelen
Anders ... ...

Governance van de samenwerking


Vorm van de samenwerking
Er is sprake van een bedrijfsvoeringsorganisatie

TOELICHTING

Samenwerken via een gemeenschappelijke regeling (Wet gemeenschappelijke regeling)

Er zijn verschillende soorten gemeenschappelijke regelingen:

  • Een gemeenschappelijk openbaar lichaam is de zwaarste gemeenschappelijke regeling en heeft de status van een rechtspersoon. Deze vorm bestaat uit drie bestuursorganen: Algemeen Bestuur, Dagelijks Bestuur en voorzitter. Deelnemers kunnen taken en bevoegdheden aan het openbaar lichaam overdragen. Dit is een veel voorkomende vorm van publiekrechtelijke samenwerking.
  • Een gemeenschappelijk orgaan heeft een dagelijks bestuur en beschikt niet over rechtspersoonlijkheid. Overdragen van bevoegdheden is beperkt mogelijk en de samenwerking kan geen personeel in dienst nemen. Deze samenwerking wordt vooral ingezet als overlegorgaan.
  • Een centrumgemeente oefent taken en bevoegdheden uit voor andere gemeenten. Deze samenwerking heeft geen eigen bestuur.
  • Een bedrijfsvoeringsorganisatie wordt opgericht voor de behartiging van bedrijfsvoerings- of uitvoeringstaken. Deze vorm kent alleen een enkelvoudig bestuur: het dagelijks bestuur.
  • Een regeling zonder meer is de lichtste vorm zonder overdracht van taken of bevoegdheden. Alleen afspraken worden vastgelegd – meestal zonder juridische binding – onder noemers zoals een ‘overheidsconvenant’ of ‘bestuursakkoord’.

Samenwerken via een subsidierelatie

Subsidie is een bijzondere vorm van samenwerking. Deze valt niet onder de Wet gemeenschappelijke regeling maar de Algemene wet bestuursrecht. Onder subsidie wordt ingevolge artikel 4:21 lid 1 van de Awb verstaan: (1) de aanspraak op financiële middelen, (2) door een bestuursorgaan verstrekt (3) met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, (4) anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten. Er zijn globaal twee varianten:

  • Niet afdwingbare subsidie: de subsidieontvanger krijgt een voorlopige aanspraak op middelen. Indien de ontvanger zich niet houdt aan bepaalde verplichtingen kan de gemeente de verleende subsidie lager of nihil vast stellen en betaalde voorschotten terugvorderen (art 4:21 Awb).
  • Afdwingbare subsidie: de gemeente kan ten behoeve van bijzondere belangen een prestatieplicht opleggen om de gesubsidieerde activiteiten daadwerkelijk uit te voeren door middel van een ‘uitvoeringsovereenkomst’ (art 4:36 Awb). Om die reden kan tevens sprake zijn van een ‘overheidsopdracht’.
.
Vertegenwoordiging in bestuursorganen
Orgaan Burgemeester Wethouders Raadsleden Ambtelijk


Algemeen Bestuur (AB) A. Scholten J. Lianes Robles
Zeggenschap
Orgaan
Aantal stemmen voor de gemeente
Totaal aantal
Eventuele toelichting
TOELICHTING

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Eén stem per deelnemer – ‘one man, one vote’ (gelijkheidsbeginsel).
  • Aantal stemmen naar bijvoorbeeld het aantal inwoners of de omvang van de financiële bijdrage (proportionaliteitsbeginsel, gewogen stem).
  • Stemmen op basis van consensus (consensusbeginsel).
  • Een combinatie van bovenstaande.
  • Of iets anders....
Algemeen Bestuur (AB)
10
23
Iedere deelnemer krijgt stemmen naar rato van zijn inwonersaantal (peildatum 1 januari van het jaar voorafgaand aan toetreding), hetgeen per 10.000 inwoners bepaald wordt:

a. < 14.999 inwoners 1 stem; b. 15.000 – 24.999 inwoners 2 stemmen; c. 25.000 – 34.999 inwoners 3 stemmen; d. 35.000 – 44.999 inwoners 4 stemmen; e. 45.000 – 54.999 inwoners 5 stemmen; f. 55.000 – 64.999 inwoners 6 stemmen; g. 65.000 – 74.999 inwoners 7 stemmen; h. 75.000 – 84.999 inwoners 8 stemmen; i. 85.000 – 94.999 inwoners 9 stemmen; j. 95.000 – 104.999 inwoners 10 stemmen;

k. etc
Mogelijkheden en (financiële) consequenties voor beëindiging of uittreding

Voor uittreding dan wel opheffing zie artikel 28 en 29 van de regeling.

Proces

Overige relevante ontwikkelingen

De raden van de deelnemende gemeenten (Nederweert, Roermond, Weert en Venlo) wordt gevraagd om in te stemmen met de formele oprichting van de BVO ICT NML per 1 januari 2018 (spoor 1). De BVO ICT NML past als gemeenschappelijke regeling binnen het beleid van Venlo voor maatschappelijke partners / verbonden partijen. En is daarmee onderdeel van de samenwerkingswijzer Venlo, waarmee we toewerken naar een betere samenwerking en naar betere sturing en control van samenwerking. De randvoorwaarden vanuit de samenwerkingswijzer Venlo worden meegenomen bij de verdere invulling van de BVO ICT NML.

Bibliotheek

Relevante documenten
Formaliseren gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden Limburg ( downloaden)
Advies Ondernemingsraad Venlo - ICT-NML (Spoor 1) ( downloaden)
DVO ICTNML v1 34 1 ( downloaden)
gr ict samenwerking BVO-juridisch V1 1 ( downloaden)
Jaarverantwoording 2016 ( downloaden)
begroting 2018 ICT NML ( downloaden)
Ontwerpbegroting 2019 ICT NML ( downloaden)
Gewaarmerkte Jaarverantwoording ICT NML - 2018 ( downloaden)
Begroting ICT NML - 2020 - 20190319 ( downloaden)
Jaarverslag ICT NML 2019 ( downloaden)