Banenplein Limburg (BPL) - C Gewenste en feitelijke resultaten en verdeling van kosten en baten (2022)

From Dashboard samenwerking Venlo

Banenplein Limburg (BPL)
C Gewenste en feitelijke resultaten en verdeling van kosten en baten (2022)

A
Basisgegevens
B
Contactgegevens
C
Resultaten
D
Kansen en risico’s
E
Governance
F
Proces
G
Bibliotheek

Jaar 2022

Jaren
voeg een voorgaand jaar toe (2015) Deze link opent een formulier waarin automatisch de gegevens van 2016 zijn ingevuld voeg een volgend jaar toe (2025) Deze link opent een formulier waarin automatisch de gegevens van 2024 zijn ingevuld

Motieven voor samenwerking

Efficiënter werken

  • Bedrijfseconomische schaalvoordelen realiseren

Beoogde resultaten
TOELICHTING
Prestatieladder.png

Samenwerken is geen doel op zich maar is gericht op het realiseren van resultaten. De Prestatieladder kan je helpen voor het benoemen van de resultaten waar het om te doen is (beoogde eindresultaten) en de tussentijdse resultaten of mijlpalen. Resultaten kunnen gaan over het inhoudelijke vraagstuk, over de prestaties in het proces, maar ook over de samenwerking met andere partijen. Hoe hoger op de ladder des te betekenisvoller of meer zingevend het resultaat!

Je kunt eventueel onderscheid maken naar beoogde resultaten van alle partners gezamenlijk(de gemeenschappelijke opgave) en naar specifieke doelen van de eigen gemeente.

Voorbeeld inhoudelijke prestaties Prestatieladder.png

Inhoudelijke resultaten

De focus is primair gericht op de beoogde maatschappelijke effecten: wat zijn zichtbare of herkenbare gevolgen in de samenleving?

  • Bovenaan de ladder staat wat je wilt bereiken en meer naar de onderkant komt in beeld wat je hiervoor gaat doen en welke middelen je hiervoor over hebt. Je hebt een prestatie geleverd als je iets hebt gerealiseerd. Het beoogde resultaat is dan ook werkelijk bereikt (als gevolg van jouw inspanning) of dit nu gaat om het realiseren van het zingevend eindeffect of het werkelijk ter beschikking stellen van middelen.
  • Er is sprake van een ‘finale keten’: van middel, naar tussendoel tot einddoel. Bovenaan de ladder staat het zingevende einddoel, meer naar onderen gaat het om tussendoelen en aan de onderkant van de ladder gaat het om middelen.


Prestaties in het beleidsproces

Het gaat bij deze ladder om het succesvol voltooien van alle benodigde processtappen om tot de beoogde inhoudelijke resultaten te komen: welke stappen en 'tussentijdse producten' zijn nodig voor het realiseren van de gewenste maatschappelijke effecten?



Het is een prestatie om de stappen te zetten volgens een voorgeschreven procedure, maar ook om de stappen te nemen die in de gegeven situatie nodig zijn of zijn afgesproken. De prestaties in het beleidsproces zijn ingedeeld in prestaties die te maken hebben met het voorbereiden van besluiten, het nemen van besluiten en het uitvoeren van besluiten.

Samenwerkingsprestaties

Realisatie van veel opgaven vraagt samenwerking met andere partijen (‘intern’ of ‘extern’). Tot samenwerking komen gaat niet vanzelf – het realiseren van vruchtbare samenwerking al helemaal niet. Het realiseren van samenwerking is ook een resultaat. Het is ook een manier of een voorwaarde om tot realisatie van maatschappelijke effecten te komen: vanuit deze invalshoek staat coproductie aan de top van de ladder van samenwerking. We zien een aantal tussenstappen of prestaties voordat samenwerking tot coproductie leidt.


Tips

  1. Formuleer maatschappelijke effecten op een wijze die herkenbaar is vanuit de belevingswereld van diegene die bij de realisatie van de opgave betrokken zijn en diegenen op wie de opgave is gericht (bijvoorbeeld, bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties). Ga het gesprek aan met de doelgroep zelf. Check bij hen of het effect hen aanspreekt en begrijpelijk is geformuleerd. Als dit niet zo is, kan het goed zijn dat je nog onvoldoende focus hebt. Wat willen we bijvoorbeeld realiseren als we zeggen dat we de maatschappelijke ondersteuning willen 'kantelen’?
  2. De Prestatieladder biedt een menukaart aan prestaties waarop je kunt sturen. Je kunt een goede mix van resultaten kiezen. Hoe dan ook is relevant dat je op een zingevend eindresultaat stuurt. Je kunt in aanvulling andere prestaties kiezen, bijvoorbeeld bepaalde middelen of maatregelen die belangrijk zijn en tevens als mijlpaal dienen. Zo kun je ook sturen op voortgang (Wat hebben we gedaan?).
  3. Formuleer de prestatie op een evalueerbare manier. Doe dit op een wijze dat je de kern van de zaak raakt: zicht op succes. Dat kan met een verhaal of kernboodschap als wenkend perspectief, een beeld of visualisatie, of een getal dat de kern raakt.

Inhoud

Motieven Verruimen van horizon Organisatorische voordelen

Proces

Governance regime Er is een Stuurgroep BanenpleinLimburg, die bestaat uit 1 vertegenwoordiger van iedere deelnemer, waarbij iedere deelnemer één stem heeft en besluiten worden genomen bij een gewone meerderheid van stemmen. 1. De stuurgroep kan alleen beraadslagen en besluiten nemen indien ten minste 6 vertegenwoordigers aanwezig zijn. 3. De stuurgroep behartigt de gezamenlijke belangen van deelnemers op het gebied van mobiliteit en bij de gezamenlijke HR-activiteiten en geeft invulling aan het opdrachtgeverschap richting de opdrachtnemer waar gelijke overeenkomsten mee zijn aangegaan op het gebied van inhuur (flexibele) arbeid, payroll dienstverlening en de gezamenlijke websiteapplicatie. 4. De stuurgroep komt op basis van een operationele agenda maandelijks samen om uitvoering te geven aan: a. Het nemen van besluiten over mobiliteit bevorderende initiatieven en overige voor de samenwerking te verrichten activiteiten voor de deelnemers; b. Het nemen van besluiten ten behoeve van de gezamenlijke websiteapplicatie; c. Het nemen van besluiten over het uitvoeren van niet voorziene taken en het daardoor maken van extra kosten door de gemeente Venlo ten behoeve van de behartiging van de belangen van het BanenpleinLimburg; d. Het voorafgaand aan ieder kalenderjaar opstellen van de begroting ten behoeve van de deelnemers; e. Het in het 1e kwartaal van ieder jaar opstellen van de jaarrekening over het voorgaande jaar en het in beeld brengen van het voor dat jaar verrichte activiteiten ten behoeve van de deelnemers; f. Het uitvoeren van evaluaties van de dienstverlening en de bewaking van de kwaliteit inzake de overeenkomsten die deelnemers zijn aangegaan met opdrachtnemers op het gebied van Inhuur flexibele arbeid en Payroll dienstverlening.

Samenwerking

taak en bevoegdheidsverdeling.

1. Eerder nam de gemeente Venlo de taak op zich om de administratieve en financiële belangen van de deelnemers te behartigen. Dit is in het voorjaar van 2023 overgeheveld naar PITT administratie op verzoek van gemeente Venlo. 2. Ten behoeve van de uitoefening van deze taak worden aan het college van de gemeente Venlo in ieder geval de volgende bevoegdheden toegekend: a. het op verzoek van de stuurgroep verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen ten behoeve van het organiseren van mobiliteit bevorderende initiatieven zoals onder meer workshops, kennisbijeenkomsten of trainingen ten behoeve van het BanenpleinLimburg; b. het beheer van de door iedere deelnemer gegenereerde gelden, voortvloeiende uit de onder artikel 4 lid 1 genoemde overeenkomsten die deelnemers zijn aangegaan met (toekomstige) opdrachtnemers op het gebied van Inhuur flexibele arbeid en Payroll dienstverlening; c. het uitvoeren van budgetbeheer ten behoeve van het gezamenlijke budget; d. het aanvragen van subsidies en overige gelden ten behoeve van het BanenpleinLimburg; e. het voeren van correspondentie ter voorbereiding en uitvoering van de in dit lid bedoelde handelingen; 3. Ter uitvoering van de in het tweede lid genoemde taken wordt het college van de gemeente Venlo hierbij de bevoegdheid toegekend om ondermandaat te verlenen aan de bij haar werkzame functionarissen. 4. De uitvoering van de taken als omschreven in het tweede lid geschiedt overeenkomstig de regels, zoals het geldende Inkoopkader, die hiervoor bij de gemeente Venlo gelden.

Kern (maximaal 500 tekens)

1. De samenwerking heeft tot doel het terugdringen van de kosten van externe inhuur en het versterken van de onderlinge samenwerking op het gebied van de inhuur van flexibele arbeid en payroll dienstverlening. 2. De samenwerking ziet om dit doel te bereiken toe op de gezamenlijke dienstverlening op het gebied van de inhuur van (flexibele) arbeid, payroll dienstverlening en op de gezamenlijke doorontwikkeling van de hierbij behorende website en applicatie(s). Hier hoort ook bij dat de samenwerking de bij deze percelen behorende Werving en Selectieprocessen gezamenlijk doorontwikkeld en hieraan gerelateerde HR-activiteiten initieert. 3. Het streven is om via de samenwerking oplossingen te vinden voor capaciteitsvraagstukken binnen het eigen netwerk en om zich op de arbeidsmarkt te profileren als een regio met organisaties die een aantrekkelijke werkgever zijn. 4. Ter ondersteuning van de activiteiten is een gezamenlijke websiteapplicatie www.BanenpleinLimburg.nl ingericht welke door een opdrachtnemer wordt onderhouden

Evaluatiecriteria waaraan je kunt zien of je succesvol bent
TOELICHTING
Evalueerbaar formuleren.png

Evalueerbaar formuleren betekent dat je de kern van de zaak raakt en dat je tussentijds en achteraf kunt nagaan of het resultaat is gerealiseerd. Hoe concreter je effecten benoemt, des te meer resultaatgericht je handelt. Juist door een resultaat heel concreet te formuleren is het ook evalueerbaar. Omgekeerd, als je evalueerbaar werkt, ben je ook meer resultaatgericht. Je hebt dan immers een concreter beeld van wat je wilt bereiken.

In de praktijk zien we vaak een voorkeur voor kwantitatieve maatstaven omdat die veel duidelijkheid bieden. Deze zijn vaak heel specifiek en meetbaar, maar het probleem is nogal eens dat ze niet de kern van de zaak raken. Wat betekent bijvoorbeeld de zelfredzaamheidsratio en wat zegt dit precies over de resultaten die een gemeente beoogt in het sociaal domein? Ook kunnen onbedoelde effecten optreden ('perverse effecten'). Denk bijvoorbeeld aan het oplossingspercentage van fietsendiefstallen. Door het ontraden van het afzien aangifte van een fietsendiefstal, kan het oplossingspercentage opgeschroefd worden.

Tips

  1. Formuleer een zingevende en wervende kernboodschap. Focus niet op bijzaken of randverschijnselen.
  2. Gebruik waar mogelijk en wenselijk zinvolle combinaties van beeld, verhaal en getal.
  3. Voorkom een selectieve blik. Kijk niet alleen naar zaken die je kunt meten of waarover je al gegevens hebt.
  4. Verlies je niet in de ‘hoe-vraag’. Als je niet helder hebt wat je wil bereiken, kan de hoe-vraag 'prematuur' zijn en tot verspilde energie leiden.
  5. Bepaal samen met coproducenten en gebruikers de criteria en het proces om te evalueren. Maak afspraken over evaluatieve gesprekken en samen bij sturen.
  6. Bepaal wie welke gegevens aanlevert voor een gedeelde informatiepositie.
  7. Pas op voor kwantitatieve maatstaven die niet de kern raken. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als je criteria kiest op grond van wat je 'min of meer gemakkelijk' kwantitatief kunt vaststellen. Het kan ook zijn dat je je laat leiden door beschikbare data, bijvoorbeeld aan de hand van generieke benchmarks.
  8. Creëer een open cultuur en een organisatie gericht op leren. Een organisatie waarin je je controleerbaar kunt opstellen. Focus op wat je wilt bereiken, stuur op resultaten die je belangrijk vindt. Zie dit los van verantwoording, de oorzaken en de 'schuldvraag'. Voorkom met andere woorden situaties waarin je expres 'vaag' formuleert om niet aangesproken te kunnen worden op de resultaten.

Een veelzeggend beeld

500x500px
([ downloaden])

Een getal dat de kern raakt

De stuurgroep BanenpleinLimburg stelt jaarlijks een begroting op. Deze begroting is de financiële leidraad die gebaseerd is op de gelden die beschikbaar komen vanuit de in de aanbesteding vastgelegde omzetafspraak (terugploegregeling). Zie hiervoor ook paragraaf 4 in het bestuursakkoord.

Kosten en baten: begroting en realisatie
Begroot:

De begrote kosten worden door de stuurgroep geoormerkt en ingezet in het kader van de samenwerking. Kosten zijn met name gefocust op mobiliteit. Grootste kostenpost betreft de website van BanenpleinLimburg. De begroting wordt voor 100% gefinancierd vanuit de omzetbonus. Er wordt geen enkel gebruik gemaakt van gemeentelijke middelen i.c. de gemeentelijke begroting.

Feitelijk:

De begroting wordt jaarlijks vastgesteld door de stuurgroep. Alle opgenomen posten en activiteiten blijven altijd binnen de begroting, waarmee alle samenwerkingspartners geen financieel risico lopen.

Feitelijke resultaten van de samenwerking

Inhoud

...

Proces

...

Samenwerking

...

Kern

Op basis van de resultaten van een marktoriëntatie, een uitgevoerde analyse van mogelijke scenario’s en de raadpleging van alle leden van BanenpleinLimburg (BPL), is een aanbestedingsprocedure georganiseerd met betrekking tot Externe inhuur & Payroll dienstverlening. Gelet op de inkoopbehoefte is gekozen om de percelenregeling toe te passen. De volgende percelen zijn bij de aanbestedingsprocedure toegepast:

1. Perceel 1 (Externe inhuur middels een Managed Service Provider (hierna te noemen: MSP). Inrichting van een centrale inhuurdesk (MSP) voor de volledige externe inhuur van alle bij BPL aangesloten organisaties, inclusief uitzenden en detacheren tot en met schaal 8 en de externe inhuur vanaf schaal 9. 2. Perceel 2 (Payrolldienstverlening).

Ad. 1) Managed Service Provider Met een MSP-oplossing wordt de totale inhuur uitbesteed aan één neutrale partij voor wie het regisseren van inhuur de kernactiviteit is. Een MSP levert diverse voordelen op ten opzichte van de huidige marktplaats/DAS. Een aantal voorbeelden zijn: • Kortere doorlooptijd, waardoor kandidaten sneller kunnen worden geleverd; • Eén loket voor alle vragen rondom externe inhuur; • Meer grip op externe inhuur van personeel; • Realtime managementinformatie beschikbaar; • Eén factuur voor de deelnemende organisatie voor volledige externe inhuur;

Ad. 2) Payroll Payroll dienstverlening is in een afzonderlijk perceel aanbesteed. Bij payroll gaat het hoofdzakelijk om de kwaliteit van het administratieve proces van het werkgeverschap en de daarbij behorende tarieven.

De percelen zijn gegund aan: 1. Perceel 1: Yacht Inhouse Services (YIS) 2. Perceel 2: OAK Bos II B.V.

Aandeel van de gemeente in de realisatie van de opgave
TOELICHTING

Samenwerking is het bundelen van krachten om gezamenlijke of eigen opgaven te realiseren. De vraag hier is welk aandeel de gemeente levert in de realisatie van deze opgave - dit ook in relatie tot het aandeel van andere samenwerkingspartners.

Vaak spelen bij samenwerking allerlei over verdelingsvraagstukken. Wie brengt wat in? Is dat evenwichtig en rechtvaardig? Dit kunnen ingewikkelde vraagstukken zijn, soms op basis van complexe verdeelsleutels. Verdeelvraagstukken komen nogal eens aan de orde in colleges en gemeenteraden, vanuit het beeld dat men zich tekort gedaan voelt, bijvoorbeeld aan de hand van uitspraken als:

    • ‘We betalen op basis van inwoneraantal, maar dat is niet evenwichtig. In gemeente X wonen veel meer inwoners die genieten van de resultaten dan in onze gemeente.’
    • 'We investeren in voorzieningen, zoals een theater en een ijshal. De inwoners uit de omringende gemeenten maken hier dankbaar gebruik van, maar deze gemeenten betalen niet mee aan het in stand houden van deze voorzieningen'.
    • ‘Onze organisatie investeert heel veel tijd aan werk- en projectgroepen. De andere partners zijn mondjesmaat aanwezig. Wij doen al het werk!’
Toelichting

De gemeente Venlo neemt de taak op zich om de administratieve en financiële belangen van de deelnemers te behartigen bij het verwezenlijken van hun in artikel 2 omschreven doel en treedt als fondsbeheerder op voor de gelden van partijen binnen het samenwerkingsverband BanenpleinLimburg. Het gaat hierbij enkel om geoormerkte gelden die met de commerciële contractpartij (huidige contractperiode Driessen HRM) zijn overeengekomen vanuit de vastgelegde omzetbonus. Deze gelden zijn geoormerkt om mobiliteitsinitiatieven voor de bij BPL aangesloten organisaties mee te financieren. Op de gelden berusten verplichtingen.

Verdeelsleutel

Er is geen sprake van een verdeelsleutel. Gelden gegeneerd vanuit de overeengekomen omzetbonus worden vanuit het gezamenlijk (mobiliteits)belang ingezet en vormen de jaarlijks opgestelde en door de stuurgroep vast te stellen begroting. Het aandeel van de gemeente Venlo in de omzetbonus is geraamd op gemiddeld 30 %.

Evenwicht

Hoe is de feitelijke verdeling van kosten en baten over alle samenwerkingspartners?

Kosten: Evenwichtig
Baten: Niet evenwichtig
Schatting van het aandeel van de gemeente in de realisatie van de opgave - aan de hand van een percentage:

Retrieved from "https://venlo.dashboardsamenwerking.nl/index.php?title=Sw-0742484046/C/2022&oldid=10508"